In het vorige artikel heb ik geprobeerd uit te leggen dat effici?nt
vergaderen zeker in de kerk, een hele kunst is. Het hangt van heel veel
factoren af: agenda, voorbereiding, houding tijdens de vergadering,
discipline, de voorzitter, het onderwerp, enz. In dit vervolgartikel wil
ik proberen een handreiking te doe hoe er effici?nter vergaderd kan
worden aan de hand van de agenda. In veel gevallen ziet die er als volgt uit (zie in het kader een voorbeeld).
1. Opening
2. Notulen
3. Terreinonderhoud
4. Contributiewijziging
5. Begroting 2011
6. W.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt)
7. Rondvraag
8. Sluiting
Degene die deze agenda zonder enige toelichting heeft rondgestuurd, weet precies wat bij welk onderdeel ter sprake komt. Maar de overige commissieleden hebben geen flauw benul wat er bedoeld wordt met bijv. terreinonderhoud. Dus kunnen ze zich er ook niet echt op voorbereiden. En dan dat w.v.t.t.k. Misschien heeft een van de leden een zaak waar hij graag over wil spreken, maar de mede commissieleden weten hier niets van. Dus ook voor hen weer lastig om zich hierop voor te bereiden.
De ideale agenda bestaat natuurlijk niet. Maar een agenda, waarin de leden correct worden ge?nformeerd, waarin helder omschreven wordt waar het om gaat, welke besluiten er moeten worden genomen op grond van diverse overwegingen, zal zeker bijdragen tot effici?nter vergaderen. Voorbereidingen voor de agenda
Als regel geldt voor elk bestuur, dat de secretaris in overleg met de voorzitter de concept-agenda maakt voor de eerstvolgende vergadering. Naast de terugkerende agendapunten, weten zij welke bijzondere zaken er de komende tijd spelen. Van belang is, welke toezeggingen er nog liggen van vorige vergaderingen. Maak er een agendapunt van. Hoe vaak hoor je niet tijdens een vergadering, dat de voorzitter reageert met: ?Dat nemen we mee; we komen er een volgende keer op terug.? Soms hoor je er nooit meer iets van en dat frustreert.
Ook verdient het aanbeveling af te spreken dat punten voor de agenda minimaal twee weken voor de vergadering doorgegeven dienen te worden aan de secretaris.
Op deze wijze komt er een agenda met bijlagen tot stand. Dit dient minimaal vijf dagen voor de vastgestelde vergaderdatum bij de betreffende personen binnen te komen. Zij hebben nu ruimschoots de tijd de stukken te lezen en zich voor te bereiden.
Helaas komen sommigen op de vergadering van wie je aan hun houding ziet dat ze bijvoorbeeld de notulen nog niet gelezen hebben. Tijdens de opening moeten ze zo nodig alles nog even vlug doorlezen. Of ze vragen of een bepaald onderwerp aan de agenda kan worden toegevoegd, terwijl dit al vermeld is.
De concept-agenda
Het nu volgende is natuurlijk maar een voorbeeld. Maar voor veel kerkelijke vergaderingen kan het een hulpmiddel zijn om effici?nt te vergaderen.
00 Presentie
Vermeld bij dit onderdeel de namen van hen, die aanwezig zullen zijn, maar ook van hen die zich afgemeld hebben of gezegd hebben dat ze wat later komen. Dat voorkomt, dat iedereen om half acht zich nog zit af te vragen of hij of zij nog wel kom.
01 Opening
Bij elke kerkelijke vergadering is het een goede gewoonte om eerst samen te zingen, te bidden en een gedeelte uit de Bijbel te lezen en daar nog even over door te praten. Veel vergaderingen zijn zakelijk van aard en dan is het goed om eerst samen een geestelijk gesprek te hebben. In mijn beleving mag je daar gerust een kwartier voor uittrekken. Dat komt de sfeer en de rest van de vergadering zeker ten goede.
02 Vaststelling agenda
Je kunt hier afspreken welke agendapunten bij voorrang behandeld zullen worden. Of iemand heeft nog een punt dat toegevoegd moet worden. Soms heeft de secretaris nog iets ontvangen dat niet kan wachten. Dat kan hier gemeld worden.
03 Notulen vorige vergadering
Het meest praktische is om bij dit agendapunt een splitsing te maken in vaststellen tekst en naar aanleiding van. Dit om te voorkomen, dat allerlei zaken door elkaar worden gehaald. Bij het onderdeel naar aanleiding van kan de voorzitter navraag doen of de vorige keer gemaakte afspraken ook zijn uitgevoerd en kunnen ook de andere leden eventueel vragen stellen. Het is natuurlijk niet de bedoeling hier weer over te discussi?ren.
04 Rondvraag
Het is altijd verstandig om dit agendapunt aan het begin van de vergadering te plaatsen. Als je goed voorbereid naar een vergadering toe gaat, dan weet je welke vraag je wilt stellen. Geef daar als voorzitter slechts korte antwoorden: ja of nee. Vraagt het meer tijd dan verdient het aanbeveling dit te agenderen voor de volgende vergadering.
De rondvraag behoort het kortste onderdeel van de hele vergadering te zijn en dat is het vaak niet. Velen maken van de rondvraag ten onrechte gebruik om allerlei zaken die niet op de agenda staan aan de orde te stellen. Plaats de rondvraag nooit aan het eind van de agenda. Velen willen op dat moment graag naar huis. Als je over efficiency praat, dan dit onderdeel naar voren halen.
05 Mededelingen
Vermeld hier mededelingen die van belang zijn voor iedereen. Niet een mededeling die voor slechts ??n of twee personen is bedoeld. Doe dat even in de pauze. Natuurlijk kunnen algemene mededelingen ook mondeling worden gedaan, maar dat kost tijd. En zo kunnen zij, die niet aanwezig zijn er toch kennis van nemen. Heel effici?nt.
06 Regelingen
Veel zaken op een vergadering zijn regelingen. Vaak worden tijdens de vergadering afspraken gemaakt. Bijvoorbeeld, welke kerkenraadsleden gaan de intrededienst van een predikant bijwonen; wie gaan de catechese bezoeken. Veel zaken kun je vooraf regelen. Het is natuurlijk wel handig, dat de secretaris dit vooraf afstemt met de betreffende personen. Anders loop je het risico, dat er tijdens de vergadering toch weer over gediscussieerd wordt. En nu is het slechts een hamerslag.
07 Verslagen
Een terugkerend agendapunt. Het verdient aanbeveling om naast de schriftelijk binnengekomen verslagen, ook de mondelinge verslagen te vermelden van in opdracht afgelegde bezoeken en bezochte bijeenkomsten. Als de naam van degene, die verslag moet doen er ook nog bij staat, wordt voorkomen dat het vergeten wordt.
Schriftelijke verslagen hebben als voordeel, dat je het met de agenda mee kunt sturen. Die kunnen thuis rustig worden doorgelezen. Op de vergadering kan er mogelijk een vraag over gesteld worden.
08 Ter behandeling
Dit punt vraagt doorspreken en het nemen van besluiten. Willen alle leden van de commissie vooraf goed ge?nformeerd zijn, dan zal via de agenda de nodige informatie moeten worden verstrekt. Wanneer we het voorbeeld contributie-laten-betalen-door-de-jeugdclubs nemen, zou je dat op de volgende manier op de agenda kunnen plaatsen. Onderwerp: vermeld kort en krachtig het onderwerp. Aanleiding: kort weergeven waarom moet er iets gewijzigd of ingevoerd moet worden. Overwegingen: vermeld hier een aantal plussen en minnen. Voorstel: kort formuleren wat het voorstel is. Ook hier geldt weer dat de leden vooraf goed zijn ge?nformeerd. Ze hebben er over na kunnen denken en zich een mening kunnen vormen.
09 Post / ingekomen stukken.
Vermeld alle post op de agenda. Vraag extra aandacht voor post, waarin een vraag zit opgesloten. Voorzie die eventueel van een advies.
Je kunt de post een half uur voor aanvang ter inzage leggen, maar je kunt ook de post in een postmap laten circuleren. Het gaat er om, dat je tijdens de vergadering niet meer alles hoeft voor te lezen, maar dat ieder er tijdig kennis van heeft kunnen nemen. Over het algemeen levert deze werkwijze aanzienlijke tijdsbesparing op.
10 Vaststellen datum volgende vergadering.
Vaak is er wel een jaarschema bekend. Vermeld op de agenda de datum van de volgende vergadering.
11 Sluiting
Een vast agendapunt. Het komt regelmatig voor, dat de voorzitter bij dit agendapunt aan ??n van de leden vraagt of hij of zij de vergadering wil afsluiten met gebed. Toch verdient het aanbeveling dit vooraf te regelen en een naam te vermelden op de agenda. Liefst ook nog iemand als reserve. Men kan zich er dan thuis op voorbereiden.
Al de genoemde onderdelen vormen een agenda, aan de hand waarvan je effici?nt kunt vergaderen. Maar hoe ga je hier dan als deelnemer aan de vergadering mee om? Met andere woorden: hoe werkt dit in de praktijk uit? Daarover nog een slotartikel.
Dokkum
Pieter Sijtsma