Het Dienstenbureau van onze kerken publiceert regelmatig nieuwsbrieven voor commissies van beheer en penningmeesters van onze kerken. De nieuwsbrief van april bevat ook een AVG update, die hieronder integraal is opgenomen. Deze nieuwsbrief staat ook www.cgk.nl/informatiebrief.
Op 25 mei 2018 trad de AVG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming) in werking. In de media was er veel aandacht en ook veel gemeenten hadden veel vragen over de nieuwe privacywetgeving. Na bijna een jaar na inwerkingtreding is nog niet alles duidelijk en zijn veel gemeenten nog aan het werk met de nieuwe wetgeving. Tijd voor een update.
Privacystatement
De AVG veranderde vooral veel in de manier waarop organisaties hun privacy beleid moesten vormgeven: er moesten privacystatements worden gemaakt, een verwerkingsregister worden gemaakt en goed worden nagedacht over de vraag ‘waarom gebruiken/vragen we deze gegevens eigenlijk?’ Bij het Dienstenbureau kwamen veel vragen en tips binnen over hoe hiermee om te gaan. We hebben een webpagina ingericht waar veelgestelde vragen beantwoord worden. Ook is een model privacystatement beschikbaar gesteld die we op veel websites van gemeenten ingevuld tegenkomen. Onlangs is dit model nog aangepast.
Nogmaals willen we benadrukken dat het wenselijk is dat u zorgt voor transparantie door een privacystatement op te stellen en te publiceren.
Vragen over zieken en nieuwsbrieven
Met de nieuwe wetgeving kwamen veel vragen op of we bepaalde zaken nog wel ‘mogen’ doen: mogen we nog namen van zieken noemen en voor hen bidden? Hoe zit het met nieuwsbrieven? Als kerk beantwoorden we deze vragen allereerst vanuit onze kerkelijke taak en betrokkenheid op mensen. Natuurlijk willen we daarbij ook aan de wet voldoen. De vraag of van de AVG een gemeente in een kerkdienst nog zieken mocht noemen kwam zowel in de pers, als via Twitter volop in de aandacht.
De Autoriteit Persoonsgegevens, die als toezichthouder in Nederland is aangewezen voor de naleving van de AVG, gaf aan dat kerken natuurlijk mogen bidden voor zieken en hun namen mogen noemen; dat hoort bij kerk zijn. Tegelijkertijd gaf de autoriteit aan dat wanneer deze gebeden openbaar op het internet te volgen waren (bijvoorbeeld door het online streamen van een kerkdienst of door de zondagsbrief online te zetten) er extra goed moet worden nagedacht over de privacy van betrokkenen.
Houd er rekening mee dat als een dienst via het openbare internet (dus zonder login) wordt uitgezonden, zorgvuldig moet worden afgewogen welke persoonlijke informatie wel of niet kan worden meegedeeld. Indien de voorbede is aangevraagd door de betreffende persoon zelf, is er toestemming verleend en is het dus geen probleem de naam van betrokken persoon te noemen. Ook dan blijft het echter aan te raden terughoudend te zijn met details.
CIO
Onlangs hebben we weer een AVG-update ontvangen van het CIO. Het CIO heeft in januari en februari gesprekken gevoerd met zowel het ministerie Justitie en Veiligheid als met de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarbij werd geconstateerd dat er in de kerkelijke wereld al veel aandacht is voor de AVG en dat men bewust bezig is met de thematiek. Er is onder andere gesproken over de mogelijkheid van een gedragscode; het wachten is nog op een Europese werkgroep die hierover een handreiking publiceert. Vanuit het ministerie is een handreiking meegegeven met werkbare oplossingen voor preken en online uitzendingen van kerkdiensten. Deze handreiking is op de AVG-webpagina te vinden.
Daarnaast is er gesproken over jaarboeken. Kort samengevat: een kerkelijk jaarboek met persoonlijke informatie erin, in de boekhandel, is niet toegestaan en onwenselijk. Hierbij speelt ook mee, dat toestemming ingetrokken moet kunnen worden én als het in de handel is verschenen, de regie ook uit handen van de kerk is.