E-mail-communicatie in onze kerk (2)
Misschien dacht u dat ik de tips die ik toen gaf, zelf bedacht had. Dan stel ik u nu teleur, want dat was gedeeltelijk niet zo, het waren een aantal algemene tips die ik een beetje had toegespitst. U kunt ze zelf via Google wel vinden op het internet. En als u er meer over wilt lezen, kunt u eens gaan zoeken in een bibliotheek of boekhandel. In dit artikel wil ik hierover nogmaals wat doorgeven. De kracht van spreken en schrijven zit tenslotte veelal in de herhaling. Reclamemakers weten er alles van, predikanten ook.
U krijgt van mij een stukje dat ik van het internet heb geplukt:
“E-mail is in lang niet elke situatie het juiste communicatiemiddel. Toch wordt e-mail regelmatig gebruikt in situaties waarin een persoonlijk gesprek beter op zijn plaats was geweest. Niet zelden leidt dit – vaak ondoordachte - automatisme om te mailen tot irritaties, woede en misverstanden. Vraag je daarom bij elk bericht even af of het wel verstandig is voor de betreffende boodschap e-mail als medium te gebruiken.
Mail gebruiken
Je kunt je mail gebruiken als je:
• Een afspraak wilt maken met 1 of meerdere personen
• Een afspraak wilt bevestigen
• Een eenvoudige vraagt hebt
• Een vraag hebt waar je niet snel een antwoord op hoeft te krijgen
• Een antwoord moet geven op een eenvoudige vraag
• Aan veel mensen tegelijk een mededeling wilt doen (en die niet heel belangrijk is)
• Een vergadering wilt plannen
• Iemand wilt bereiken die heel slecht bereikbaar is.
Mail niet gebruiken
Je kunt je mail beter niet gebruiken als je:
• Een meningsverschil hebt
• Vertrouwelijke informatie wilt uitwisselen
• In een situatie zit waar een probleem bestaat of dreigt te ontstaan
• Op het allerlaatste moment een vergadering of afspraak wilt afzeggen
• Veel vragen hebt
• Een vraag hebt waar je met spoed een antwoord op wilt hebben
• Een vervelend bericht hebt.
Andere mogelijkheden
Wat kun je doen als e-mail niet het meest geschikte medium is?
• Loop bij de ander langs, gebruik de wandelgangen
• Pak de telefoon
• Maak een afspraak voor een persoonlijk gesprek
• Verstuur je bericht via post
Met twee artikelen over e-mail hoop ik een kleine bijdrage te hebben geleverd aan goede en open communicatie binnen onze gemeenten. In mijn vorige artikel noemde ik Jacobus 3:10, gewijzigd. Ik eindig met nogmaals een aangepast citaat uit dit Bijbelboek: Jacobus3: 13: “Wie is wijs en verstandig onder u? Hij/zij tone uit zijn goede wandel, dus ook uit zijn goede e-mailgebruik, zijn werken met wijze zachtmoedigheid.”
Assen
Janneke Otten-Verhaar