In het kerkelijk leven komt regelmatig de vraag terug hoe wij gebruik kunnen maken van de vrijwilligersregeling, die het mogelijk maakt om niet-gedeclareerde kosten bij de jaarlijkse aangifte voor de Inkomstenbelasting als giften op te voeren.
Daarvoor moeten we eerst even door enkele definities heen wandelen, mede omdat het voor gemeenteleden die ook buiten de kerk vrijwilligerswerk verrichten interessant kan zijn om te weten hoe fiscale regelingen op dit punt uitwerken.
Wie is vrijwilliger?
Volgens de belastingdienst is een vrijwilliger een persoon die niet beroepshalve, maar op vrijwillige basis werkzaamheden verricht voor een organisatie of instelling die niet is onderworpen aan de vennootschapsbelasting, zonder dat hij daarvoor een reële arbeidsbeloning ontvangt. Een kerkelijke gemeenschap is hiervan een voorbeeld.
Mogelijkheden voor vergoedingen
Vrijwilligersorganisaties mogen zelf beslissen of zij een onkosten- en/of reiskostenvergoeding geven. Zij kunnen deze kosten op twee manieren vergoeden, namelijk op basis van (1) werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten en (2) een vast bedrag voor kosten die niet aangetoond hoeven te worden, de zogenaamd forfaitaire vergoeding.
Wat betreft het eerste punt: als de organisatie besluit vrijwilligers een vergoeding te bieden op basis van werkelijk gemaakte en aangetoonde kosten dan geldt er geen limiet aan de vergoeding. Alle gemaakte en aangetoonde kosten die met het vrijwilligerswerk te maken hebben, kunnen worden vergoed. Over deze vergoeding is men geen belasting verschuldigd. Dit betekent echter wel dat alle kosten aantoonbaar moeten zijn door middel van bewijsstukken, bonnetjes en declaraties.
Vast bedrag
Om de administratieve lasten te beperken en rompslomp met bijvoorbeeld bonnetjes te voorkomen, kunnen organisaties er ook voor kiezen om vrijwilligers een vast bedrag te geven als tegemoetkoming in de kosten. Voor deze vorm van vergoeding heeft de belastingdienst een maximum vastgesteld van € 150,- per maand tot € 1500,- per jaar. Met deze vaste vrijwilligersvergoeding hoeven vrijwilligers niet te bewijzen dat er kosten zijn gemaakt. Daarbij gelden de volgende aanvullende regels. Voor vrijwilligers van 23 jaar en ouder is de vergoeding per uur maximaal € 4,50 (met een maximum van €150,- per maand en € 1500,- per jaar). Voor vrijwilligers onder de 23 jaar is de vergoeding per uur maximaal € 2,50 (met een maximum van €150,- per maand en € 1500,- per jaar).
Als de vrijwilligers de maximale normbedragen niet overschrijden, dan worden de vergoedingen niet aan de belastingdienst doorgegeven en wordt er geen loonheffing ingehouden en afgedragen. Ook behoeft er geen urenadministratie worden bijgehouden.
Reiskostenvergoeding
Voor de reiskostenvergoeding geldt dat zowel de kosten voor het openbaar vervoer als de kosten voor het gebruik van eigen auto kunnen worden vergoed. Als de vrijwilliger met het openbaar vervoer reist, is de onderbouwing redelijk eenvoudig. De kaartjes voor trein, bus, tram en taxi gelden als legitieme onderbouwing. Ook bij het gebruik van de eigen auto kunnen vrijwilligers de kosten van een auto per kilometer vergoed krijgen; hier geldt wel een vaste kilometerprijs van € 0,19 per km. Vrijwilligers kunnen geen aanspraak maken op een kilometervergoeding wanneer zij hun kilometers lopend of per fiets afleggen.
Fiscale aftrek bij het afzien van een vergoeding
In veel gevallen zal het in kerken voorkomen dat gemeenteleden geen kosten declareren bij de penningmeester van de kerk. Toch zijn er wel mogelijkheden om kosten fiscaal als gift op te voeren, maar dan is het goed om het volgende weten. (1) Dat onze kerken een groepsverklaring hebben als ANBI instelling – daar kan de inspecteur om vragen. (2) Dat de kerk een regeling heeft getroffen waardoor het gemeentelid dat in aanmerking komt voor een vergoeding (als hij/zij daar naar vraagt) daarvan gebruik kan maken. Het is daarom raadzaam dat een kerkenraad een bepaling opneemt in zijn kerkenraadsreglement waarin staat dat indien een gemeentelid voor vergoeding van gemaakte kosten in aanmerking wil komen, dit mogelijk is conform de vigerende fiscale normen. Hierbij moet wel worden opgemerkt dat de financiële situatie zodanig is dat de kerk de vergoeding ook kan uitbetalen. (3) Het gemeentelid moet zelfstandig kunnen bepalen dat hij/zij de vergoeding niet wil ontvangen en dit aan de kerk schenkt. De penningmeester zal dan een giftkwitantie moeten verstrekken. (4) De kosten die kunnen worden afgetrokken zijn: reiskosten, portokosten, kantoorkosten, telefoonkosten en auto- of taxikosten.
Peter Vree , Pesse/Hoogeveen