In het eerste gepubliceerde artikel over effici?nt vergaderen, is aan de
hand van een aantal voorbeelden geschetst, hoe er vergadertijd verloren
kan gaan o.a. door te laat komen of terugkomen op eerder genomen
besluiten. In het tweede artikel is een aantal handvatten gegeven voor
het samenstellen van een agenda, aan de hand waarvan de leden tijdig
weten, wat de inhoud van de diverse agendapunten is, zodat men zich er
op kan voorbereiden.In dit artikel wil ik proberen een aanzet te geven hoe we hier dan in de praktijk tijdens de vergadering mee om moeten gaan.
Een goede agenda? Laten we wel wezen, je kunt nog zo?n heldere, uitgebreide agenda met bijlagen hebben, maar daarmee is lang alles niet gezegd. Heeft iedereen de agenda doorgenomen? Met enige regelmaat zie je, dat tijdens de opening door een aantal personen de notulen van de vorige vergadering of andere documenten nog worden gelezen. Jammer is dat! Voor degene die de opening verzorgt, kan dat frustrerend zijn. En dan zijn er mensen die iets vragen wat uitgebreid op de agenda staat. Daaruit blijkt, dat de agenda wel in ontvangst genomen is, maar niet (goed) gelezen.
Een agenda is slechts een hulpmiddel om structuur in de vergadering te hebben. Zoals reeds in het eerste artikel vermeld, is de ene vergadering de andere niet. Een kerkenraadsvergadering ziet er inhoudelijk iets anders uit dan een vergadering van bijvoorbeeld de evangelisatie commissie. Maar qua structuur zijn ze gelijk.
Vergaderen vrijwilligerswerk
De deelnemers aan kerkelijke vergaderingen bestaan veelal uit vrijwilligers. En met hen moet je zorgvuldig omgaan. Velen hebben er al een dagtaak opzitten als ze ?s avonds gaan vergaderen. Sommigen moeten ?s ochtends weer vroeg opstaan. Er zijn er ook, die dat vele gepraat maar niets vinden en het liefst zo snel mogelijk een besluit willen nemen. Als voorzitter heb je daar rekening mee te houden. Een goede regel is een avondvergadering niet langer te laten duren dan 2,5 uur. Maar hoe houd je als voorzitter dit in de hand? Een mogelijke oplossing hiervoor is om vooraf voor jezelf in te plannen hoeveel tijd je voor elk agendapunt beschikbaar stelt. Soms moet de voorzitter iemand onderbreken, omdat er teveel afgeweken wordt van het onderwerp of omdat diverse personen onderling met elkaar gaan praten. Het lijkt vervelend zoiets te moeten doen, maar het voorkomt dat het rommelig wordt. En als het dan tien uur is en er staat nog een aantal bespreekpunten ter behandeling? Spreek dan op korte termijn een nieuwe datum af.
Niet teveel hooi op de vork
Een te lange agenda met veel punten die enige discussie vragen kan de efficiency in de weg staan. Je ziet het vaak bij personen die nogal ambitieus zijn, vooral in de sfeer van vernieuwingen. Ze hebben een idee en zien dat graag gerealiseerd. Met veel enthousiasme promoten ze datgene wat anders moet. Echter, het is nog maar de vraag of iedereen daar wel aan toe is. Soms is het handig om in dit soort situaties een commissie van niet-gelijkgezinden te benoemen, die enig voorwerk doet en te zijner tijd met een voorstel komt. Is er geen draagvlak? Dram dan niet door maar leg je er spontaan bij neer. Ook dat is effici?nt vergaderen.
Voorkom herhalingen
Het komt geregeld voor dat tijdens een vergadering br. B. nog een keer zegt wat ook al door zr. A. is verteld. Blijkbaar heeft br. B. niet goed geluisterd naar zr. A. Hij had kunnen volstaan met te melden, dat hij de woorden van zr. A. helemaal onderstreept. Voor een voorzitter is het dan best lastig om hier iets van te zeggen. Maar met de nodige tact (en dat mag je toch van een voorzitter verwachten) zal toch duidelijk moeten worden gemaakt, dat wil men effici?nt vergaderen van de leden verwacht wordt niet in herhalingen te vallen.
Besluiten op basis van eerlijke argumenten
Het komt regelmatig voor dat deelnemers aan de vergadering vooraf al een standpunt hebben ingenomen. Ze zijn daar niet van af te brengen. Steekhoudende argumenten kunnen hen niet overtuigen. Al praat je als Brugman. Vooral binnen de kerk is het zaak om eerlijk naar elkaar te luisteren. Daarvoor vergader je toch? Anders kun je wel direct gaan stemmen, want de standpunten zijn toch al ingenomen. En dat zou een enorme tijdwinst opleveren. Maar het zou een verlies zijn voor de saamhorigheid en het gezamenlijk optrekken. Bij effici?nt vergaderen horen ook goede omgangsvormen en een juiste woordkeus. Zeker geldt dit binnen de kerk Dat wil natuurlijk niet zeggen, dat je het in alle dingen met elkaar eens moet zijn. Er mogen natuurlijk best verschillen zijn. Maar de grondhouding moet altijd broederlijk en zusterlijk zijn. Een pauze in een andere ruimte kan soms wonderen verrichten. Onder het genot van een kop koffie of thee met een gevulde koek praat je dan niet alleen met degene die naast je zit tijden de vergadering, maar praat je ook eens met iemand anders en hoor je ook iets van hem of haar. Want soms worden er in de pauze de eigenlijke besluiten al genomen. Terug aan de vergadertafel bekijk je het ineens met andere ogen. Hoe bevrijdend kan dat werken.
Juist in de kerk
Kerkelijke vergaderingen, of het nu de kerkenraad, de jeugdraad of de fancy fair commissie is, ze beginnen allemaal met Schriftlezing (soms ook nog zingen) en gebed. En de sluiting is vaak op identieke wijze. Daartussen komen heel veel zakelijke en geestelijke aspecten aan de orde. Maar omdat de vergadering ingeklemd zit tussen een onder ons gebruikelijke opening en sluiting, geloven wij dat de Heilige Geest, waar we om gebeden hebben, erbij is. En dat schept verplichtingen voor de deelnemers aan de vergadering. God is een God van orde. Ook binnen het kerkelijk gebeuren. Natuurlijk is dan de boog niet altijd gespannen. We mogen best plezier maken, ook tijdens kerkelijke vergaderingen. Dat kan juist heel bevrijdend werken. Er is natuurlijk veel meer te vertellen over effici?nt vergaderen. Misschien vindt u wel, dat de voorzitter teveel aan het woord is, of dat u het moeilijk vindt om iets te zeggen, of . . . . . . vult u zelf maar in. Misschien een idee om als club hier zelf eens over door te spreken? Neem daar rustig eens een half uur de tijd voor. Want het werkt altijd nog het beste, wanneer de club zijn eigen vergaderregels heeft en iedereen het hiermee eens is.
Kan het beter?
Ergens in ons land is een gemeenteraad, die nog wel in de raadszaal vergadert, maar waar de stoelen en tafels zijn verwijderd. Daarvoor in de plaats heeft men er nu voor elk raadslid een ronde statafel neergezet. Waar voorheen de vergaderingen drie uur duurden, staat men nu na anderhalf uur buiten. Dat komt, omdat men nu geen omhaal van woorden meer gebruikt en niet m??r zegt dan nodig is. Dit komt de vergadering alleen maar ten goede. Misschien een idee om dit ook binnen de kerk eens te proberen. Een aantal maanden geleden kwam er in diezelfde gemeente een groep burgemeesters bijeen over een mogelijke vorm van samenwerking. Van te voren hadden ze allemaal een agenda met het bijbehorende rapport van een onderzoeksbureau gekregen. Zoals gebruikelijk ging iedereen snel zitten lezen in de meegenomen documenten. De voorzitter, hij was nog maar net burgemeester in zijn gemeente, vroeg direct na de opening wie het onderzoeksrapport nog niet gelezen had. Eerlijk bekenden ze allemaal, dat ze er bijna nog geen woord van gelezen hadden. Hierop zei de voorzitter: ?Dan sluit ik nu weer de vergadering. Tot over vier weken.?
Over efficiency gesproken.
Dokkum
Pieter Sijtsma